Permisos, recursos tecnológicos, firmas y solicitudes internas: en Productos Ramo todo empieza con un mensaje y avanza entre áreas, sistemas y aprobadores sin que nadie tenga que perseguirlo.
El reto
En una organización de cerca de 3.000 colaboradores, hasta lo cotidiano se vuelve complejo. Solicitar un equipo de cómputo, pedir una autorización o conseguir una firma exige coordinar personas, permisos, áreas y varios sistemas a la vez.
Cada paso dependía de un correo, una llamada o de que alguien se acordara de hacer seguimiento. A esa escala, cada demora se multiplica y cada reproceso cuesta.
Lo que hizo Setapp
Desde 2023, Setapp diseña y opera un ecosistema de flujos digitales que convierte un mensaje en un proceso completo:
- El colaborador escribe por un canal que ya conoce.
- El sistema valida su identidad.
- Consulta la información autorizada y crea la solicitud.
- La lleva por la ruta de aprobación correcta.
- La cierra con firma electrónica.
Los sistemas que Ramo ya utilizaba no se reemplazaron: se conectaron para trabajar como uno solo.
Qué cambió
Hoy una solicitud puede empezar desde el celular y avanzar entre reglas, validaciones y responsables sin que nadie tenga que perseguirla. Desde marzo de 2024 se han enviado más de 74.000 códigos de verificación, y se atienden consultas de información de los colaboradores con seguimiento de cada paso.
Lo que antes era coordinación manual hoy funciona a la escala de una empresa grande.
Lo que este caso enseña
- Integrar antes de reemplazar: el valor estuvo en conectar los sistemas existentes, no en comprar uno nuevo.
- El canal importa: los colaboradores usan algo que ya conocen, por eso no hubo que entrenarlos en otra plataforma.
- La identidad y la firma son parte del proceso, no un paso aparte que alguien hace después.
¿Sus solicitudes internas todavía viajan por correo? Cuéntenos una y le decimos cómo podría avanzar sola.