Automatización de procesos que avanza sin que nadie la persiga

Automatizar un proceso es lograr que una solicitud avance sola por sus pasos: se registra, se valida, llega a quien debe aprobarla y se cierra con evidencia, sin correos ni llamadas para perseguirla. En Setapp empezamos por un proceso completo, conectamos los sistemas que su empresa ya usa y dejamos en manos de una persona las decisiones con riesgo.

Lo que pasa hoy en muchas empresas

• Una aprobación depende de que alguien revise su correo a tiempo. Si viaja o se enferma, la solicitud se detiene y nadie sabe dónde está.
• El mismo dato se digita dos o tres veces: en el formulario, en la hoja de cálculo y en el ERP.
• Para saber el estado de una solicitud hay que preguntarle a una persona.
• Las excepciones viven en la cabeza de un auxiliar, y cuando esa persona falta, el proceso se frena.

Nada de eso se arregla comprando otra plataforma. Se arregla definiendo el recorrido y conectándolo.

Qué automatizamos

• Aprobaciones y firmas: compras, permisos, anticipos, contratos. Cada solicitud llega al aprobador correcto según el monto, el área o el centro de costos, y escala si nadie responde.
• Solicitudes internas y alertas: equipos, accesos, certificados, novedades de nómina. El colaborador pide por un canal que ya conoce, como WhatsApp o correo, y recibe el estado sin preguntar.
• Conciliaciones y reportes: cruces entre sistemas, cierres y reportes que hoy alguien arma a mano cada semana.

Cómo trabajamos

1. Seguimos una solicitud real de principio a fin, con quien la recibe y quien la cierra. Así sale a la luz el trabajo escondido: datos que se reescriben, esperas y excepciones.
2. Integramos antes de reemplazar. Conectamos su ERP, sus hojas de cálculo, su correo y WhatsApp. Solo proponemos cambiar un sistema cuando hay una razón concreta.
3. Automatizamos un proceso completo y medible, con un responsable y una medida verificable, como el tiempo entre la solicitud y su cierre.
4. Una persona decide lo importante. La automatización ejecuta lo definido; las decisiones con riesgo financiero o legal quedan en manos de quien tiene la autoridad.

Prueba: Productos Ramo

En Productos Ramo, desde 2023, cerca de 3.000 colaboradores hacen solicitudes internas por canales que ya conocen, con validación de identidad, aprobaciones y firma electrónica. No se reemplazaron sus sistemas: se conectaron. Desde marzo de 2024 se han enviado más de 74.000 códigos de verificación.

Vea el caso de Productos Ramo

Cuándo no conviene automatizar todavía

Si cada solicitud es distinta y las diferencias no pueden convertirse en reglas, automatizar el recorrido completo puede ser una mala inversión. Tampoco suele justificarse en un proceso poco frecuente que cambia cada mes. En esos casos le diremos qué parte sí conviene automatizar, normalmente la captura y el seguimiento, y qué parte debe seguir en manos de una persona.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?

Depende del recorrido, no de la herramienta: cuántos sistemas hay que conectar, cuántas excepciones existen y quién decide en cada paso. Por eso primero definimos el alcance con una solicitud real y después cotizamos. Así usted compara propuestas sobre lo mismo. Lea cómo comparar cotizaciones

¿Tenemos que cambiar el ERP o los sistemas que ya usamos?

No necesariamente. Nuestra primera opción es conectar lo que ya existe. Si un sistema no ofrece una forma segura de intercambiar datos, se lo diremos antes de empezar.

¿Cuánto tiempo toma el primer proceso?

Depende de las integraciones y de que las reglas estén definidas. Empezamos por un proceso acotado para que usted vea resultados antes de decidir si sigue con el siguiente.

¿Qué pasa con los datos personales de los colaboradores?

Definimos accesos, permisos y tratamiento de la información según el proceso. Cuando hay datos personales, contemplamos las obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

Traiga una solicitud que le dé dolor de cabeza. En 30 minutos le decimos dónde se está quedando y qué parte se puede automatizar primero.