POL脥TICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POL脥TICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Columbus CORP SAS en adelante la Empresa, en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia, adopta la siguiente pol铆tica de tratamiento de datos personales que regula lo concerniente a la recolecci贸n de informaci贸n particular, los derechos de sus titulares, los deberes de la empresa en relaci贸n con su conservaci贸n y manejo, el procedimiento para hacer efectivo los derechos, entre otros.

El objetivo primordial de este documento es permitir a los titulares de la informaci贸n el ejercicio a su derecho de habeas data, estableciendo un procedimiento para que pueda conocer, actualizar y rectificar la informaci贸n personal recogida por la Empresa y almacenada en sus bases de datos.

Esta pol铆tica de tratamiento de datos hace parte integral de los t茅rminos y condiciones de uso del Sitio Web, en los cuales se hace referencia a 茅sta mediante nuestro Pol铆tica de Tratamiento de Datos. Cuando usted como Usuario acepta los t茅rminos y condiciones de nuestro Sitio Web, acepta de forma voluntaria, informada e inequ铆voca la pol铆tica de tratamiento de datos de nuestro Sitio Web, es por esto que le solicitamos leer de manera atenta las disposiciones aqu铆 contenidas.

Esta pol铆tica se regir谩 por los t茅rminos y condiciones que a continuaci贸n se establecen previos los siguientes:

CONSIDERANDOS

  1. Que Columbus CORP SAS, es una empresa constituida el veintiocho (28) de diciembre de 2016, identificada con NIT 901.039.193-0, dedicada a la asesor铆a en m煤ltiples temas entres ellos la planeaci贸n financiera.
  2. Que en desarrollo de su actividad empresarial, Columbus CORP SAS mantiene relaciones de orden comercial, profesional, laboral, y corporativa con personas de quienes recopila informaci贸n personal almacen谩ndola en sus bases de datos bajo un estricto trato confidencial y con un uso restringido al cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales asumidas en cada una de estas relaciones. Teniendo en cuenta la naturaleza de los servicios que brinda la empresa, resulta indispensable para 茅sta recolectar, almacenar y compartir informaci贸n sobre los Usuarios de este Sitio web.
  3. Que la ley 1581 de 2012 consagr贸 un nuevo r茅gimen de protecci贸n de datos personales en Colombia, y con el fin de normalizar el tratamiento de la informaci贸n personal que se ven铆a realizando y ajustarse a lo preceptuado en la nueva normativa, estableci贸 la obligaci贸n de expedir un documento contentivo de la pol铆tica de tratamientos de la informaci贸n que le permita a su titular conocer de manera clara y anticipada el uso que tendr铆an sus datos y los derechos que ostenta frente a estos.
  4. Que teniendo en cuenta los derechos y deberes asumidos por la Empresa frente al derecho de habeas data de aquellas personas de quienes se recolect贸 informaci贸n, todas las personas vinculadas a Columbus CORP SAS encargadas del tratamiento de datos, como son las directivas, empleados, asesores, y dem谩s, deber谩n dar cumplimiento a las disposiciones establecidos en este documento.
  5. Que los encargados del tratamiento de la informaci贸n de la Empresa, actuar谩n con estricto apego a estas normas de forma que se garantice y respete en todo momento el derecho de habeas data, evitando as铆 sanciones administrativas, penales o civiles a la Empresa. En ese orden de ideas, los encargados de la informaci贸n se comprometen a estudiar y mantenerse actualizados en la regulaci贸n que se expida sobre datos personales.

En atenci贸n a lo anterior, se establece la pol铆tica de tratamientos de la informaci贸n de Columbus CORP SAS , que se regir谩 por las normas que a continuaci贸n se se帽alan:

  • Autorizaci贸n: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Cookie: significa el peque帽o archivo generado por nuestro servidor que es almacenado en su computadora cuando usted visita nuestro 鈥淪itio Web鈥. Este archivo sirve para generar informaci贸n estad铆stica sobre sus visitas a nuestra 鈥減谩gina electr贸nica鈥, y no contiene 鈥淚nformaci贸n Personal鈥 que pueda identificarlo como individuo.
  • Datos personales: Cualquier informaci贸n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci贸n, tales como aquellos que revelen el origen racial o 茅tnico, la orientaci贸n pol铆tica, las convicciones religiosas o filos贸ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido pol铆tico o que garanticen los derechos y garant铆as de partidos pol铆ticos de oposici贸n, as铆 como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biom茅tricos.
  • Dato p煤blico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos p煤blicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesi贸n u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor p煤blico. Por su naturaleza, los datos p煤blicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros p煤blicos, documentos p煤blicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no est茅n sometidas a reserva.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Empresa: Columbus CORP SAS , con NIT: 901.039.193-0, domiciliada en Bogot谩 (Colombia), en la Calle 96 No. 10-29, www.setapp.com.co, responsable del tratamiento de los datos personales.
  • Habeas data: Derecho constitucional que le asiste a las personas para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades p煤blicas y privadas.
  • Informaci贸n Sensible: significa la informaci贸n que en raz贸n de la naturaleza de los servicios que presta este Sitio Web, Columbus CORP SAS debe recolectar de sus usuarios para cumplir con los fines propuestos.
  • Informaci贸n Personal (IPI): significa Informaci贸n Personal de Identificaci贸n y contacto de una persona, tales como nombre completo, tipo y n煤mero de identificaci贸n, fecha de nacimiento, tel茅fono y correo electr贸nico.
  • Informaci贸n Estad铆stica: significa la informaci贸n que Columbus CORP SAS, podr谩 recopilar autom谩ticamente mientras usted navega por su Sitio Web. Dicha informaci贸n no es de car谩cter personal, ni puede identificarlo como individuo, sino que corresponde a datos gen茅ricos inform谩ticos, tales como: el programa (navegador) que usa para entrar a sitios de Internet, el tipo de sistema operativo que tiene su computadora y el nombre del dominio de la p谩gina web desde donde se conect贸 a nuestro Sitio Web.
  • Ni帽os o Menores de edad: significa cualquier individuo menor a 18 a帽os, o cualquier otro l铆mite establecido por las leyes de cada pa铆s.
  • Operador de la p谩gina web: significa Columbus CORP SAS.
  • Principios rectores: Son aquellos definidos en la ley 1581 de 2012 que rigen el tratamiento de los datos personales, y que corresponden al principio de legalidad, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulaci贸n restringida, de seguridad y confidencialidad.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular de la informaci贸n: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento de la informaci贸n: Cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, env铆a la informaci贸n o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pa铆s.
  • Transmisi贸n: Tratamiento de datos personales que implica la comunicaci贸n de los mismos dentro o fuera del territorio de la Rep煤blica de Colombia cuando tenga por objeto la realizaci贸n de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Usuario: significa la persona que accede y/o utiliza los servicios del Sitio Web, quien a trav茅s de la inscripci贸n recibe una oferta comercial de servicios de marketing, integraci贸n de sotware o tecnol贸gicos, entre otros.
  • Violaci贸n de datos personales: Conducta delictiva establecida en el art铆culo 269 literal f) del C贸digo Penal Colombiano que determina: 鈥淓l que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, env铆e, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee c贸digos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrir谩 en pena de prisi贸n de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios m铆nimos legales mensuales vigentes鈥.
  1. PRINCIPIOS RECTORES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Empresa y sus encargados realizar谩n el Tratamiento de datos personales con observaci贸n de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, y en especial los siguientes:

  1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las dem谩s disposiciones que la reglamenten y desarrollen;
  2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad leg铆tima de acuerdo con la Constituci贸n y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. c) Principio de libertad: El Tratamiento s贸lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podr谩n ser obtenidos o divulgados sin previa autorizaci贸n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. d) Principio de veracidad o calidad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se proh铆be el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informaci贸n acerca de la existencia de datos que le concierne;
  6. f) Principio de acceso y circulaci贸n restringida: El Tratamiento se sujeta a los l铆mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constituci贸n. En este sentido, el Tratamiento s贸lo podr谩 hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

Los datos personales, salvo la informaci贸n p煤blica, no podr谩n estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaci贸n o comunicaci贸n masiva, salvo que el acceso sea t茅cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s贸lo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

  1. g) Principio de seguridad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deber谩 manejar con las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p煤blicos est谩n obligadas a garantizar la reserva de la informaci贸n, inclusive despu茅s de finalizada su relaci贸n con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo s贸lo realizar suministro o comunicaci贸n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los t茅rminos de la misma.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACI脫N

De conformidad con el art铆culo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la informaci贸n gozar谩n de los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podr谩 ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. b) Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el mismo, de conformidad con lo previsto en el art铆culo 10 de la Ley.
  3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las dem谩s normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. e) Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresi贸n proceder谩 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constituci贸n;
  6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. g) Los dem谩s previstos en la ley o la Constituci贸n.

El Titular de la informaci贸n tendr谩 derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deber谩 cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el art铆culo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el tr谩mite de consulta o reclamo ante la Empresa.

  1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACI脫N

La empresa como responsable del tratamiento de la informaci贸n, de conformidad con el art铆culo 17 de la ley 1581 de 2012, tendr谩 a su cargo los siguientes deberes:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data;
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular;
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada;
  4. d) Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. e) Garantizar que la informaci贸n que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. f) Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. g) Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo Tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del Titular;
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados en la ley;
  11. k) Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos;
  12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo;
  13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso aplicado a sus datos;
  14. n) Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  16. p) Los dem谩s previstos en la ley y la Constituci贸n.
  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACI脫N

Los Encargados del Tratamiento deber谩n cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las dem谩s disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data;
  2. b) Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. c) Realizar oportunamente la actualizaci贸n, rectificaci贸n o supresi贸n de los datos en los t茅rminos de la ley;
  4. d) Actualizar la informaci贸n reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) d铆as h谩biles contados a partir de su recibo;
  5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los t茅rminos se帽alados en la ley;
  6. f) Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. g) Registrar en la base de datos la leyenda 鈥渞eclamo en tr谩mite鈥 en la forma en que se regula en la ley;
  8. h) Insertar en la base de datos la leyenda 鈥渋nformaci贸n en discusi贸n judicial鈥 una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  9. i) Abstenerse de circular informaci贸n que est茅 siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  10. j) Permitir el acceso a la informaci贸n 煤nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares;
  12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le ser谩 exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

6.- INFORMACI脫N QUE RECOLECTAMOS.

Recolecci贸n datos de forma indirecta- 脡sta hace referencia a la forma como la tecnolog铆a de nuestro Sitio Web nos permite recolectar y almacenar su informaci贸n de navegaci贸n. De forma indirecta podemos recolectar entre otras su direcci贸n IP, la cual queda almacenada autom谩ticamente y se encuentra archivada en nuestros registros de acceso de Internet.

Recolecci贸n datos de forma directa-Se refiere a la informaci贸n que de manera directa usted como Usuario nos entrega como condici贸n indispensable para acceder a los servicios que ofrecemos.

Dependiendo del tipo de relaci贸n, la Empresa puede recolectar y usar informaci贸n de terceros, que incluye, de manera enunciativa pero no taxativa, informaci贸n de los siguientes tipos:

(a) Informaci贸n identificativa (por ejemplo, nombre, domicilio, c贸digo postal, n煤mero de tel茅fono, n煤mero de tel茅fono m贸vil, direcci贸n de correo electr贸nico, documento de identificaci贸n, organizaci贸n en la que trabaja y cargo en la misma, etc.).

(b) Informaci贸n familiar, estado civil, hijos, personas a cargo, etc.

(c) Datos socioecon贸micos.

(c) Informaci贸n laboral.

(d) Informaci贸n bancaria y financiera.

(e) Datos sobre gustos, preferencias tecnol贸gicas, entre otros.

(f) Datos biom茅tricos.

(g) Datos sensibles.

7.- QU脡 USO SE LE DA A LA INFORMACI脫N RECOLECTADA.

La informaci贸n recolectada a trav茅s de este Sitio Web nos permite construir an谩lisis de tipo comercial, mercadeo y/o tecnol贸gico con el fin de ser comercializado con establecimientos de comercio relacionado al marketing, software y/o tecnolog铆a. La informaci贸n recolectada nos permite prestarle nuestros servicios de manera adecuada y eficiente satisfaciendo sus necesidades. Adicionalmente nos permite mantenerlo informado de las distintas novedades, promociones y servicios que podamos ofrecer.

La Organizaci贸n podr谩 divulgar sin autorizaci贸n del titular, total o parcialmente la informaci贸n personal recolectada para responder a exigencias judiciales o administrativas, para la protecci贸n de sus derechos legales o la defensa de sus intereses en todo tipo de litigios, la protecci贸n de sus intereses, o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de cualquier persona.

La Organizaci贸n podr谩 suministrar informaci贸n personal a una autoridad gubernamental, judicial u organismo de seguridad que solicite dicha informaci贸n conforme a la ley. La Organizaci贸n proporcionar谩 la colaboraci贸n e informaci贸n razonables para responder a dicha solicitud.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la empresa, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regir谩n por los siguientes par谩metros:

8.1. Tratamiento de datos de participantes en procesos de selecci贸n

Los datos personales de las personas aspirantes a vincularse laboralmente en la empresa ser谩n recolectados y almacenados en carpetas del 谩rea de recursos humanos, y ser谩n usados exclusivamente en desarrollo del proceso de selecci贸n.

Todos los aspirantes laborales deber谩n conceder su autorizaci贸n a la Empresa, quien les explicar谩 el tratamiento que se dar谩 a sus datos. Culminado el proceso, la empresa podr谩 optar por la destrucci贸n de la informaci贸n, o el almacenamiento de la misma en sus bases de datos para futuros procesos de selecci贸n por un t茅rmino no superior a 1 a帽o.

En caso de ser seleccionada la persona, su informaci贸n ser谩 almacenada, con ella se abrir谩 su expediente, y se usar谩 para fines exclusivos de la relaci贸n laboral.

8.2. Tratamiento de datos de empleados

Cada empleado tendr谩 una carpeta virtual o f铆sica que contenga toda la informaci贸n requerida para el desarrollo de la relaci贸n laboral y el cumplimiento de las dem谩s obligaciones legales. Podr谩n tener acceso a esta, el personal de recursos humanos y directivos de la empresa. La empresa tomar谩 todas las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad y en especial datos sensibles.

La Empresa suministrar谩 los datos del trabajador exclusivamente a las empresas de seguridad social escogidas por el empleado o a la caja de compensaci贸n a la que ha sido afiliado el empleador, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones patronales.

La Empresa no vender谩, alquilar谩, comercializar谩 ni transferir谩 ning煤n tipo de informaci贸n personal sin el consentimiento previo, escrito y expl铆cito de los empleados, a menos que tenga la obligaci贸n de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

La Empresa conservar谩 los datos personales del empleado durante el t茅rmino de duraci贸n de la relaci贸n laboral, m谩s todo el t茅rmino que por mandato legal sea requerido, vencido este se eliminar谩 la informaci贸n.

8.3. Tratamiento de datos personales de contratistas, proveedores y clientes

La Organizaci贸n solicitar谩 previa autorizaci贸n a los contratistas, proveedores y clientes para el tratamiento de sus datos personales.

El tratamiento que se le da a la informaci贸n consiste en el almacenamiento en nuestras bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del tipo de contrato que se celebre. Tambi茅n, para remitir publicidad y ofertas de nuestros productos y servicios.

Mediante esta informaci贸n, se mantendr谩 una comunicaci贸n fluida para garantizar una ejecuci贸n satisfactoria del contrato, y lograr celebrar las ventas con nuestros clientes.

La Organizaci贸n podr谩 utilizar la informaci贸n suministrada para entender las preferencias comerciales de los clientes, contratistas y socios comerciales y mejorar sus procesos de mercadeo y servicio. Igualmente, podr谩 utilizarla para realizar an谩lisis e investigaciones de mercadeo.

La Organizaci贸n no vender谩, alquilar谩, comercializar谩 ni transferir谩 ning煤n tipo de informaci贸n personal sin el consentimiento previo, escrito y expl铆cito de los proveedores, clientes y contratistas, a menos que tenga la obligaci贸n de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

La informaci贸n se mantendr谩 almacenada y usada durante el t茅rmino de vigencia o duraci贸n del contrato celebrado, m谩s todo el t茅rmino que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminar谩 la informaci贸n de las bases de datos.

8.4. Tratamiento de datos personales de accionistas

El tratamiento que se le da a la informaci贸n consiste en el almacenamiento en las bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del contrato de sociedad suscrito con el socio.

Mediante esta informaci贸n se mantendr谩 una comunicaci贸n fluida para recibir y enviar informes generales y en especial sobre el manejo y administraci贸n de la sociedad, convocatorias y citaciones, para manejos contables, y en general para darle a conocer informaci贸n relevante y necesaria sobre cualquier situaci贸n contable, financiera, jur铆dica, administrativa, contractual y en general toda la informaci贸n que deben o puedan recibir los accionistas de LA EMPRESA. La informaci贸n se mantendr谩 almacenada y usada durante el t茅rmino en que el accionista ostente tal calidad, m谩s todo el t茅rmino que por mandato legal sea requerido.

Los datos e informaci贸n personal de las personas que llegaren a tener la calidad de accionistas, se considerar谩 informaci贸n reservada, pues la misma est谩 registrada en los libros de comercio y tiene el car谩cter de reserva por disposici贸n legal. En consecuencia, el acceso a tal informaci贸n se realizar谩 conforme a las normas del C贸digo de Comercio que disciplinan la materia.

La Empresa no vender谩, alquilar谩, comercializar谩 ni transferir谩 ning煤n tipo de informaci贸n personal sin el consentimiento previo, escrito y expl铆cito de los accionistas, a menos que tenga la obligaci贸n de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

8.5. Tratamiento de datos sensibles, ni帽os, ni帽as y adolescentes

La Empresa dar谩 tratamiento a los datos sensibles que recolecte, respetando los requisitos particulares establecidos en el decreto 1377 de 2013 y dem谩s normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

En relaci贸n a los datos de los ni帽os, ni帽as y adolescentes su tratamiento se efectuar谩 siempre que: (i) Responda y respete el inter茅s superior de los ni帽os, ni帽as y adolescentes; (ii) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; (iii) se cuente con autorizaci贸n de su tutor o representante legal; (iv) Se tendr谩 en cuenta su opini贸n sobre el particular.

La Empresa podr谩 recolectar datos sensibles en relaci贸n a las condiciones de salud de sus empleados, su afiliaci贸n a sindicatos, con el fin de cumplir las obligaciones legales que como empleador le corresponde. As铆 mismo, con fines organizacionales podr谩 solicitar informaci贸n sobre el n煤cleo familiar del empleado, para saber c贸mo est谩 conformado su hogar, con el fin de hacerlos participe de actividades culturales y recreo deportivas que organice la Compa帽铆a.

La Empresa conservar谩 esta informaci贸n durante el t茅rmino de duraci贸n del contrato laboral. Vencido este, analizar谩 si se encuentra obligado a su conservaci贸n por un t茅rmino superior, de no ser as铆, proceder谩 a su eliminaci贸n.

8.6. Transferencia de datos personales

Eventualmente la informaci贸n personal de aspirantes, empleados, accionistas, contratistas, proveedores y clientes podr谩 ser compartida con empresas vinculadas a LA EMPRESA ubicadas en el territorio nacional y en el extranjero. En estos casos, LA EMPRESA verificar谩 que la empresa vinculada ofrezca un nivel adecuado de protecci贸n a la informaci贸n personal, y en aras de reforzar dicha protecci贸n, celebrar谩 contratos de transmisi贸n de datos personales definiendo las reglas y responsabilidades en cabeza de cada parte.

As铆 mismo, cuando la transferencia se realice a un pa铆s que no ofrezca un nivel adecuado de protecci贸n, esta solo se realizar谩 previa emisi贸n de declaraci贸n de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Autoridad competente que la reemplace.

Finalmente, toda transferencia internacional de datos estar谩 precedida por la autorizaci贸n expresa emitida por su titular.

La transferencia o transmisi贸n podr谩 realizarse para el almacenamiento en nube de la informaci贸n. La Organizaci贸n verificar谩 que la empresa que preste el servicio de cloud computing, cuente con un manual de tratamiento que garantice la seguridad de la informaci贸n personal, as铆 mismo, podr谩 celebrar contratos de transmisi贸n de datos para garantizar la reserva y confidencialidad de la informaci贸n.

La Organizaci贸n supervisar谩 el cumplimiento de los deberes de confidencialidad y reserva de los encargados de la informaci贸n.

  1. PROTECCI脫N DE LA INFORMACI脫N PERSONAL

La Empresa tomar谩 las medidas t茅cnicas, administrativas e inform谩ticas apropiadas para proteger la informaci贸n personal recolectada, con el debido cumplimiento de las obligaciones y excepciones correspondientes conforme a la legislaci贸n vigente. Solo podr谩n tener acceso a la informaci贸n personal de los titulares, los empleados o directivos autorizados que necesiten acceder a dicha informaci贸n para poder cumplir con sus tareas laborales.

As铆 mismo, para el cumplimiento y supervisi贸n de la protecci贸n de la informaci贸n personal, la empresa ha designado un oficial debidamente capacitado que se encargar谩 de verificar permanentemente el cumplimiento de las normas y el respeto de los derechos de los titulares de la informaci贸n. Adem谩s, adelantar谩 jornadas de sensibilizaci贸n y capacitaciones a sus funcionarios con el fin de fomentar una cultura de respeto a la protecci贸n de los datos personales.

10.- INTERCAMBIO, TRANSFERENCIA Y TRANSMISI脫N DE LA INFORMACI脫N

La informaci贸n recolectada podr谩 ser谩 compartida y objeto de tratamiento con los establecimientos los cuales s贸lo podr谩n usar su informaci贸n para efecto y finalidades descritas en esta pol铆tica de tratamiento de datos. Adicionalmente, esta informaci贸n podr谩 ser compartida con nuestra casa matriz y las compa帽铆as vinculadas y afiliadas a 茅sta, las empresas mencionadas pueden encontrase bien en Colombia o en el exterior.

La empresa podr谩 suministrar la informaci贸n y datos personales recolectados a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas de la empresa, o a sociedades o personas naturales en Colombia o el exterior en las que la empresa conf铆e para que realicen el procesamiento de la informaci贸n para el mejoramiento de los servicios o los procesos involucrados en el aprovisionamiento de los mismos.

La Organizaci贸n supervisar谩 el cumplimiento de los deberes de confidencialidad y reserva de los encargados de la informaci贸n.

11.- MENORES DE EDAD

Nuestros servicios s贸lo est谩n disponibles para personas que hayan cumplido la mayor铆a de edad de acuerdo a lo establecido en las normas del territorio Colombiano.

12.- SEGURIDAD DE LA INFORMACI脫N

Los datos recolectados son almacenados en servidores que se encuentran tanto en Colombia como en el exterior donde est谩n siendo custodiados mediante el empleo de herramientas de seguridad de la informaci贸n, razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, software de antivirus, procedimientos de control de acceso y mecanismos criptogr谩ficos, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.

Adicionalmente la manipulaci贸n de informaci贸n recolectada se realiza mediante estrictos procesos y metodolog铆as de administraci贸n y retenci贸n de informaci贸n los cuales est谩n descritos en Manuales de pol铆ticas internas sobre el manejo de la informaci贸n.

Columbus CORP SAS 聽utiliza medidas t茅cnicas, tecnol贸gicas y administrativas para proteger su informaci贸n personal. No obstante, la efectividad de ning煤n sistema tecnol贸gico ni de transmisi贸n de datos en Internet puede ser garantizada en un 100%. Por tanto cuando se considere que de alguna forma la interacci贸n con nosotros presenta alguna irregularidad debe ser notificada inmediatamente el problema contact谩ndonos de conformidad con el siguiente procedimiento de contacto:

Enviar un correo electr贸nico a la siguiente direcci贸n: angela.hernandez@setapp.com.co

donde se describa claramente el(los) dato(s) suministrado(s) por usted que se encuentra(n) errado(s) para nuestra revisi贸n y posterior contacto telef贸nico con el usuario. El contacto telef贸nico es una medida de seguridad adicional antes de realizar los cambios solicitados por el usuario. Una vez verificados algunos datos del usuario y que se determinen correctos, se proceder谩 a la correcci贸n, adici贸n o modificaci贸n m谩s el env铆o de un correo de confirmaci贸n respectivo.

13.- PROCEDIMIENTOS

13.1. Consultas: Los titulares del dato podr谩n consultar la informaci贸n personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la compa帽铆a. Columbus CORP SAS le suministrar谩 toda la informaci贸n contenida en el registro individual o que est茅 vinculada con la identificaci贸n del titular.

  • La consulta ser谩 atendida en un t茅rmino m谩ximo de diez (10) d铆as h谩biles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado, expresando los motivos de la demora y se帽alando la fecha en que se atender谩 su consulta, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.
  • Para realizar una Consulta escr铆banos a angela.hernandez@setapp.com.co

13.2. Reclamos: El Titular del dato que considere que la informaci贸n contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de correcci贸n, actualizaci贸n o supresi贸n, podr谩 presentar un reclamo ante Columbus CORP SAS el cual ser谩 tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formular谩 mediante solicitud dirigida Columbus CORP SAS, con la identificaci贸n del Titular, la descripci贸n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci贸n, y acompa帽ando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir谩 al interesado dentro de los cinco (5) d铆as siguientes a la recepci贸n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci贸n requerida, se
  • entender谩 que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar谩 traslado a quien corresponda en un t茅rmino m谩ximo de dos (2) d铆as h谩biles e informar谩 de la situaci贸n al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluir谩 en la base de datos una leyenda que diga 鈥渞eclamo en tr谩mite鈥 y el motivo del mismo, en un t茅rmino no mayor a dos (2) d铆as h谩biles. Dicha leyenda deber谩 mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El t茅rmino m谩ximo para atender el reclamo ser谩 de quince (15) d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente a la fecha de su recibo.
  • Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender谩 su reclamo, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los ocho (8) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.
  • Para realizar una Reclamo escr铆banos a: angela.hernandez@setapp.com.co

14.- AUTORIZACI脫N PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Tratamiento de informaci贸n por parte de la Empresa requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Informaci贸n. La empresa, en su condici贸n de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorizaci贸n de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorizaci贸n sea susceptible de posterior consulta.

Los datos de Naturaleza P煤blica, de conformidad con lo se帽alado en el literal b) del art铆culo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorizaci贸n del Titular de la Informaci贸n.

Cuando usted como Usuario accede a utilizar los servicios de este Sitio Web, autoriza de forma consiente expresamente a la empresa y/o cualquiera de sus aliados, bien en Colombia o en el exterior que registre en un archivo inform谩tico, mis datos personales dentro de los cuales pueden haber datos sensibles, con el fin de realizar el proceso de organizaci贸n y presentaci贸n de datos a los establecimientos de acuerdo al proceso se帽alado en nuestros T茅rminos y Condiciones de Uso y las finalidades descritas en nuestra pol铆tica de Tratamiento de Datos entre las cuales est谩n:

  • Registro de Usuario en nuestro Sitio Web.
  • Validaci贸n de datos y entrega de informaci贸n a los establecimientos
  • El contacto y uso de mis datos podr谩 efectuarse desde el mismo momento en que facilito mis datos. Por su parte, con mi aceptaci贸n Columbus CORP SAS se comprometer谩 a cuidar la confidencialidad de los datos, ni permitir el acceso por parte de terceros no autorizados.

La anterior autorizaci贸n estar谩 vigente hasta la expresa oposici贸n, informando a la empresa por manifestaci贸n expresa a el correo electr贸nico angela.hernandez@setapp.com.co.

15.CAMBIOS EN LA POL脥TICA DE TRATAMIENTO DEL DATO

Cualquier cambio sustancial en las Pol铆ticas de Tratamiento, ser谩 comunicado oportunamente a los Usuarios mediante la publicaci贸n en el Sitio Web.

16.SOLICITUD DE AUTORIZACI脫N PARA NUEVOS USOS

La empresa podr谩 solicitar autorizaci贸n expresa del Usuario para el uso o circulaci贸n de sus datos o informaci贸n para prop贸sitos diferentes a los expresados en la presente Pol铆tica Tratamiento de Datos y en los T茅rminos y Condiciones de Uso, para lo cual podr谩 enviar un correo electr贸nico al Usuario con dicha solicitud.

Haciendo click en la casilla 鈥淎cepto pol铆ticas de manejo de datos y confidencialidad鈥 usted est谩 aceptando los t茅rminos y las finalidades establecidos en esta Pol铆tica.

  1. MODIFICACI脫N DE LA POL脥TICA DE TRATAMIENTOS DE LA INFORMACI脫N

La Empresa podr谩 modificar o actualizar su Pol铆tica de tratamiento de la informaci贸n, los cambios sustanciales ser谩n comunicados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas pol铆ticas.

Recomendamos la revisi贸n peri贸dica de este documento.

  1. VIGENCIA

La pol铆tica de tratamientos de la informaci贸n aqu铆 contenida, entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2017, estar谩 disponible en la sede principal de la Empresa y ser谩 publicada para su consulta en la p谩gina web de www.setapp.com.co o la que posteriormente desarrolle.