Integración de sistemas para que su empresa deje de digitar dos veces

Integrar sistemas es hacer que su ERP, su CRM, WhatsApp, la factura electrónica y sus hojas de cálculo compartan la información sin que una persona la copie de uno a otro. En Setapp conectamos lo que su empresa ya usa, mediante API o bases de datos, y solo proponemos reemplazar un sistema cuando no ofrece una forma segura de intercambiar datos.

Lo que pasa hoy en muchas empresas

• Un auxiliar pasa la tarde copiando pedidos del correo o de WhatsApp al ERP.
• El cliente pregunta por su pedido y nadie puede responder sin abrir tres pantallas.
• Las facturas electrónicas llegan al correo y alguien las digita en contabilidad.
• Cada área tiene su propia hoja de cálculo con una versión distinta del mismo dato.

Qué conectamos

• ERP, CRM y WhatsApp: pedidos, estados, consultas y notificaciones que viajan entre su sistema de gestión y el canal donde están sus clientes o colaboradores.
• Factura electrónica: recepción, validación y registro de facturas sin digitación manual, en línea con los requisitos de la DIAN.
• API y bases de datos: conexiones entre aplicaciones propias, plataformas de terceros y sistemas heredados.

Conocemos ERP como SAP y otros sistemas de gestión, CRM, Google Workspace, Microsoft 365, pasarelas de pago y WhatsApp Business. Si su sistema expone una API o una base de datos accesible, normalmente se puede conectar.

Cómo trabajamos

1. Identificamos dónde se reescribe el mismo dato y cuánto tiempo cuesta hacerlo.
2. Definimos cuál sistema manda en cada dato. Si hay dos bases de proveedores, decidimos cuál se consulta antes de conectar nada.
3. Conectamos con control de errores: cada intercambio tiene un identificador único, se reintenta sin duplicar y deja evidencia del resultado.
4. Medimos lo que dejó de hacerse a mano, no solo que la conexión funcione.

Prueba: Bavaria

Setapp construyó un asistente de WhatsApp que conecta la información de recepción, peso, calidad, liquidación y pago de cebada y se la comunica al productor en su celular. Más de 2.200 cosechas y 26.000 toneladas de cebada han pasado por este modelo, en tres departamentos.

Vea el caso de Bavaria

Cuándo no conviene integrar todavía

Si el sistema de origen tiene datos poco confiables, conectarlo propaga los errores más rápido. Primero hay que corregir la fuente. Y si un sistema no permite un acceso seguro, no lo forzamos: le explicamos las alternativas.

Preguntas frecuentes

¿Se puede integrar SAP con WhatsApp?

Sí, cuando SAP ofrece una vía de integración, como servicios web o API. Lo que se puede consultar, solicitar o aprobar depende de los permisos que su equipo de TI autorice. Lo revisamos en la primera conversación.

¿Tenemos que cambiar de software?

No. Integrar es justamente la alternativa a reemplazar. Su equipo sigue usando las herramientas que conoce.

¿Qué pasa si un sistema se cae?

La integración registra cada operación y la reintenta sin duplicarla. Si algo falla, queda identificado con un responsable de revisión.

¿La integración es segura?

Usamos accesos con los permisos mínimos necesarios, conexiones cifradas y registro de cada intercambio. Los datos personales se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012.

Díganos qué dato se digita dos veces en su empresa. Le decimos si se puede conectar y qué haría falta.