El viernes a las cinco, el gerente de compras recibe un contrato redactado con IA y un mensaje: «Ya quedó revisado». El proveedor espera la firma, pero nadie sabe si revisaron la ortografía o si alguien aceptó responder por daños sin límite.
Para usar IA al redactar contratos, separe la preparación del borrador, la verificación de sus fuentes y la aprobación de las obligaciones. La IA puede apoyar las dos primeras tareas; una persona autorizada debe asumir la tercera sobre una versión identificada. Si cambia una obligación, hay que revisar la aprobación correspondiente antes de firmar.
El problema no empieza necesariamente con una cláusula inventada. También aparece cuando el texto es correcto, pero nadie ha decidido si la empresa puede cumplir lo que dice.
Un contrato terminado no es una decisión tomada.
¿Qué puede hacer la IA al redactar un contrato?
Puede preparar un borrador desde una plantilla autorizada, completar campos con información suministrada y comparar modificaciones. También puede señalar un anexo faltante o un cambio en el plazo de pago, siempre que tenga acceso a los documentos correspondientes.
Ese trabajo ayuda a preparar la revisión. No demuestra que las condiciones le convengan a la empresa.
Microsoft Word permite revisar cambios; SharePoint puede gestionar documentos y versiones; DocuSign permite tramitar firmas electrónicas. Ninguna de esas herramientas decide quién puede aceptar una garantía adicional o comprometer el presupuesto.
La salida tentadora es darle una instrucción al agente: «Revise el contrato y, si está bien, envíelo a firma».
Pero «está bien» es una autorización demasiado amplia. Puede significar que no faltan campos, que el documento conserva la plantilla o que las obligaciones resultan aceptables. Son comprobaciones distintas.
Pedirle al mismo agente que examine su borrador tampoco crea una verificación independiente. Puede repetir el error con una explicación más convincente.
¿Quién debe aprobar un contrato redactado con IA?
Quien tenga autoridad para aceptar las obligaciones, con las revisiones que exija el riesgo. No tiene que intervenir el gerente general en cada compra, ni el abogado debe decidir si el área cuenta con presupuesto.
El control funciona cuando cada cambio llega a alguien que puede resolverlo. Esta matriz ilustra cómo repartir esa responsabilidad:
| Hallazgo | Responsable de resolverlo | Evidencia necesaria para continuar |
|---|---|---|
| El proveedor del borrador no coincide con la solicitud | Responsable de la compra | Identidad confirmada y documento corregido |
| Aparece una referencia normativa sin respaldo | Revisor jurídico | Fuente oficial y pertinencia comprobadas |
| Cambia el plazo de pago | Responsable del presupuesto | Aceptación documentada de la condición |
| Se amplía la responsabilidad por daños | Jurídica y persona autorizada para asumir el riesgo | Aprobación expresa del cambio |
El cargo, por sí solo, no basta. La persona necesita recibir la diferencia señalada, su contexto y la decisión pendiente. Enviarle veinte páginas con el mensaje «para su visto bueno» deja la responsabilidad en sus manos, pero le oculta dónde debe mirar.
También debe poder devolver el documento. Un proceso que solo ofrece el botón «aprobar» empuja a aceptar incluso cuando falta información.
La aprobación tiene que quedar amarrada a una versión
Considere una compra de mantenimiento por cuatro millones de pesos. Como regla ilustrativa, el jefe de área podría aprobarla si conserva la plantilla autorizada y tiene presupuesto. Si el proveedor modifica la responsabilidad por daños, debe pasar a revisión jurídica aunque el precio no cambie.
Para operar así, primero hay que identificar la plantilla vigente y los datos que puede usar el agente. Una carpeta con cinco archivos llamados «contrato final» no sirve como punto de partida.
Después, el borrador debe mostrar los campos pendientes y las diferencias frente a esa plantilla. Las referencias normativas se verifican en fuentes oficiales; las condiciones comerciales se contrastan con la solicitud y los acuerdos documentados. Una referencia que no se pudo comprobar queda pendiente, no aprobada por una segunda respuesta de la IA.
Cada responsable autoriza una versión identificada. Si luego cambia una obligación, el proceso debe invalidar la aprobación afectada y pedirla de nuevo. La versión enviada a firma debe ser exactamente la autorizada.
En Productos Ramo, desde 2023, cerca de 3.000 colaboradores hacen solicitudes internas por canales que ya conocen, con validación de identidad, aprobaciones y firma electrónica. No se reemplazaron sus sistemas: se conectaron.
Ese caso no demuestra revisión jurídica con IA. Sí muestra que una solicitud puede recorrer un proceso conectado hasta su aprobación y firma. El método de Setapp parte de integrar antes de reemplazar, comenzar por un proceso completo y medible, y dejar las decisiones con riesgo en manos de una persona.
¿Y si revisar cuesta más que redactar a mano?
Puede ocurrir. Si cada borrador obliga a reconstruir las fuentes y comparar archivos manualmente, la IA está aumentando la producción de documentos, no reduciendo el trabajo completo.
Por eso conviene comenzar con una familia repetitiva de contratos y medir hasta la aprobación, no hasta la entrega del borrador. Importa cuánto tarda en quedar autorizado y cuántas veces regresa por información faltante.
Si no hay plantillas aprobadas o nadie tiene autoridad definida, todavía no conviene automatizar la redacción. En una negociación excepcional, con obligaciones poco habituales, puede ser preferible que un especialista intervenga desde el comienzo.
Este lunes, tome un contrato reciente y reconstruya su recorrido con los archivos y correos existentes. Identifique qué versión recibió cada aprobador, qué aceptó y qué cambió después. No necesita comprar nada. Si no puede vincular cada aprobación con el texto que terminó firmado, empiece por corregir ese vacío.
Envíenos el recorrido de un contrato, sin documentos ni datos confidenciales, y en 30 minutos revisamos dónde puede intervenir la IA y dónde debe detenerse.